جهان کنونی ما جهانی است که با ارتباطات پیوند خورده است. یکی از موضوعات مهمی که در کسب‌وکارهای امروزه موردتوجه شرکت‌ها و سازمان‌ها قرارگرفته است استفاده از فضای دیجیتال در پیشبرد اهداف کسب‌وکار است.
همان‌طور که می‌دانیم معرفی یک کسب‌وکار، خدمات، محصولات یا تبلیغات در فضای مجازی با کمترین هزینه و بیشترین بازخورد یکی از دستاوردهای اینترنت است.
در این میان مواردی به وجود می‌آیند که مدیران کسب‌وکار باید از قبل برای آن برنامه‌ریزی کرده و آن‌ها را پیش‌بینی کنند.
حضور در فضای دیجیتال مستلزم داشتن خط‌مشی است.
معمولاً این خط‌مشی در دو حالت کلی تعیین می‌گردد:
– اکانت‌ها یا پروفایل‌های سازمان
– اکانت‌ها یا پروفایل‌های فردیِ کارمندان یک سازمان
پیش از ادامه باید یادآوری کنم به‌منظور جلوگیری از تنش و مقاومت کارکنان شرکت، مدیران سازمان باید به‌صورت کاملاً دوستانه و به‌دوراز هرگونه دستورات امری، این پروتکل‌ها را تنظیم کرده و در اختیار کارمندان قرار دهند.
مثلاً از اهمیت برند سازی و حفظ نیک‌نامی برندِ شرکت صحبت کنند یا با کارمندان در مورد اهمیت حفظ اسرار شرکت بگویند و از آن‌ها بخواهند که در این کار با سازمان مشارکت داشته باشند.
درواقع این خط مشی، ابزاری است برای راهبرد بهتر سازمان.
اکنون می‌خواهم چند نکته را که در تنظیم سند خط‌مشی فضای مجازی به شما کمک می‌کند معرفی کنم:
۱. محدوده و فضایی از اینترنت را که در آن فعالیت می‌کنید مشخص کنید
مشخص کنید از چه سرویس‌هایی استفاده خواهید کرد: وب‌سایت، اینستاگرام، فیس‌بوک، آپارات، یوتیوب، توییتر و غیره.
همچنین اگر از پیام‌رسان‌های خاصی استفاده می‌کنید آن‌ها را مشخص کنید.
۲. برند سازمان و تأثیر رفتارهای کارکنان
کارکنان شما ممکن است اکانت شخصی خود را در فضای مجازی داشته باشند و فکر کنند که این پروفایل کاملاً از فضای کاری جدا است. فرض کنید کسی در اکانت شخصی خود موضوعی را می‌نویسد که به نحوی با شرکت یا خدمات شرکت مرتبط است. ازآنجایی‌که طرح این موضوع می‌تواند تبعات زیادی برای برند سازمان داشته باشد باید روش تعامل با این موضوع به‌صورت شفاف مشخص شود.
۳. مسئولیت محتوا
مسئولیت مستقیم محتوایی که در بستر اینترنت در شبکه‌های اجتماعی یا سایت‌ها منتشر شود بر عهده فرد انتشاردهنده است. حتی اگر محتوایی را از جای دیگری نقل‌قول کند و منبع آن را نیز ذکر کند بازهم در برابر نشر آن مسئول است و باید تبعات پیامدهای احتمالی را نیز بپذیرد.
۴. اظهارنظر شخصی و شرکتی
برای بعضی از افراد طبیعی است که در پروفایل‌های شخصی خود سمتِ سازمانی یا محل خدمت خود را نیز درج می‌کنند. اینکه آن اکانت، صفحه شخصی آن‌هاست، خود را نماینده سازمانشان نمی‌دانند ولی خواننده خواسته یا ناخواسته مطالب نوشته‌شده آن‌ها را به سازمان یا شرکتی که در آن فعالیت می‌کنند ارتباط می‌دهد؛ بنابراین کارمندان سازمان باید به این نکته توجه داشته باشند.
۵. حفظ اسرار و اطلاعات
پرواضح و بدیهی است هیچ‌کس اجازه ندارد اسرار و اطلاعات سازمانش را در اختیار دیگران قرار دهد. تنها خبرهایی مجاز به نشر هستند که مرجع معتبری از درون شرکت این اجازه را صادر کرده باشد. به‌عنوان یک مدیر موظف هستیم آن مرجع را به‌صورت واضح مشخص کنیم.
۶. حذف و جایگزینی محتوا
به خاطر داشته باشید انتشار یک محتوا در فضای مجازی مسیری بی‌بازگشت است. حتی اگر شما در بعضی از پلتفرم‌ها بتوانید محتوای ایجادشده را حذف یا ویرایش کنید این احتمال وجود خواهد داشت که از محتوای قبلی شما عکس گرفته‌شده باشد.
بنابراین حذف کردن عملاً معنی ندارد و اثر صحبت گفته‌شده می‌تواند همیشه باقی بماند.
۷. اظهارنظر در گروه‌ها و بحث‌ها
تنظیم‌کننده خط‌مشی باید نحوه تعامل افراد در بحث‌های مرتبط با سازمان را مشخص کند. اینکه آیا فرد وارد بحث شود و از سازمان دفاع کند یا اینکه سکوت کند یا در مورد آن موضوع با فرد خاصی در سازمان صحبت کرده سپس اظهارنظر کند یا اینکه آن موضوع را به مرجع خاصی در سازمان گزارش کند.
سیاست شرکت و نحوه تعامل با این موارد نیز باید در خط‌مشی گنجانده شود.
۸. ورود بحث فیزیکی به فضای مجازی
هرگونه اختلاف‌نظر در فضای شرکت بین افراد مختلف نباید در فضای مجازی مطرح شود. بدیهی است انجام این کار هم باعث فاش کردن اسرار شرکت شده و هم عملی غیرحرفه‌ای به شمار می‌رود.
بیشتر سازمان‌ها و شرکت‌های معتبر و بزرگ سند خط‌مشی حضور در فضای مجازی دارند. تنظیم این سند و رعایت آن برای سازمان و افراد شاغل در آن بسیار بااهمیت است. موارد زیادی مشاهده‌شده که ندانم‌کاری یک کارمند در فضای مجازی باعث به وجود آمدن لطمه‌های جبران‌ناپذیری به سازمان شده است.
هرگونه اظهارنظر، لایک کردن یا فالو کردن افراد دیگر در اکانت شخصی، می‌تواند برای شرکت مخاطره‌هایی را به همراه داشته باشد.
البته در همین راستا سازمان باید به پرورش شخصیت افراد و ایجاد فضای اعتماد بپردازد تا کارکنان آنجا را به‌عنوان محیطی امن و پر از آرامش و اعتماد بپذیرند و با میل و رغبت در راستای اهداف سازمان گام بردارند.
به امید ساختن سازمانی قوی و موفق
آخرین نظرها: